¿Sabes qué es un ERP? Averigua si necesitas uno en tu negocio

Sus siglas en inglés significan Enterprise Resource Planning, lo que en español traduciríamos como Sistemas de planeación de recursos empresariales. 

¿Qué son? son sistemas que gestionan la información y automatizan procesos internos de una empresa o negocio, que tienen que ver con aspectos operativos o productivos de una empresa. 

Es un sistema que facilita e integra la información entre las funciones de manufactura, logística, producción, finanzas y recursos humanos. Por ejemplo, gestión de pedidos y envíos, datos de los clientes, de empleados o personal, distribuidores, entre otros. 

Sus principales funciones son: 

• Optimizar los procesos empresariales
• Acceder a información
• Compartir información entre distintas áreas de una empresa
• Eliminación de datos y operaciones innecesarias 

¿Para qué sirve?

• Integrar todos los procesos administrativos de una empresa
• Facilitar el flujo de información dentro de una empresa o negocio para que las decisiones sean tomadas con base en datos reales
• Registrar y organizar datos
• Conectar las actividades de todos los departamentos de una organización
• Unifica el trabajo de todos las áreas
• Garantiza que todos trabajen con los mismos datos y observen los mismos indicadores clave de rendimiento
• Estandariza y automatiza los procesos del negocio y mejora la eficiencia de las operaciones
• Integrar la información financiera
• Coordinar el registro de pedidos, la fabricación, el inventario, la contabilidad y la distribución
• Realizar seguimiento a las interacciones con los clientes integrando herramientas de CRM 
• Proporcionar información sobre el comportamiento y necesidades de los clientes.
• Aumentar la productividad
• Generar informes, seguimiento de gastos, formación, certificados, entre otras.
• Identificar los productos y servicios más utilizados en la empresa

Características de un sistema ERP

• Integración y unificación

Un ERP permite integrar el trabajo de todas las áreas o departamentos de un negocio. 

Es decir, tanto los del área de contabilidad como los del área de marketing pueden subir el trabajo hecho en el misma sistema, unificando el trabajo de ambas partes para que ambas partes también puedan ver lo que hizo el otro departamento. 

• Operaciones en tiempo real

Al tener toda la información en un mismo sistema, los problemas se identifican rápidamente, y como todo entra al sistema inmediatamente, se puede corregir y modificar en el mismo momento cualquier pedido o proceso que se esté llevando a cabo. 

• Base de datos común

Permite que los datos se registren y que cualquier persona de la empresa, con autorización, pueda entrar a verlos. Es común porque todos tienen acceso a la misma. 

Ventajas del ERP

• Permiten reducir el tiempo necesario para completar todos los procesos empresariales.
• Promueven la colaboración al compartir con toda la empresa los datos.
• Los datos permiten ser analizados para sacar conclusiones y tomar decisiones.
• Le permite a la empresa adaptarse rápidamente a las situaciones.
• Permite un mayor control de la seguridad de la base de datos.
• Ahorra tiempo y costos de procesos innecesarios

Desventajas del ERP

• El costo del software es alto
• Algunos traen unos costos adicionales
• No es una buena opción para empresas cambiantes y descentralizadas
• Es difícil adaptarse a trabajar con todas los departamentos de una empresa

Las ventajas de tener un ERP son muchas, sin embargo no solo el costo es un impedimento, si tienes una empresa de 2 o 4 empleados no creo que sea tan necesario como lo puede ser un CRM.

Por ello, aunque esté hecho para cualquier empresa, pequeña, mediana o grande, debes evaluar las razones por las cuáles quieres tener un ERP. Sigue a este artículo Tipos de ERP, ¿cuál elegir? para saber si lo necesitas o no. 

Comparte este artículo, es bueno saber sobre sistemas que nos ayudan a automatizar todos los procesos que sean necesarios no solo para ahorrarnos tiempo sino también para ser más efectivos y cada vez más escalables.

Coméntanos qué te gustaría saber sobre los ERP y seguramente, lo añadiremos. ¡Gracias!